I školy si musí poradit s elektronickými dokumenty
Stále větší příliv elektronických dokumentů se nevyhýbá ani školám, které tak řeší pomyslnou Nerudovskou otázku „kam s nimi“. Od 1. ledna příštího roku budou muset školy povinně vést elektronickou spisovou službu. Využít k tomu mohou informační systém Munis – spolehlivý nástroj pro bezpečnou správu a evidenci elektronických dokumentů. Školy si nyní mohou pořídit elektronickou spisovou službu Munis ERMS za speciální akční cenu, která se vztahuje i na úvodní zaškolení.
Jakým nebezpečím čelí elektronické dokumenty
Pokud školy vykonávají činnosti, při nichž jsou v postavení orgánů veřejné moci, musí být následně schopny svá rozhodnutí a své postupy podložit důkazem, kterým je vedení spisu, jenž zachycuje celý průběh řízení jednotlivými vloženými dokumenty. Postupná digitalizace a elektronizace vede k tomu, že řada těchto dokumentů vzniká také v elektronické podobě a bylo by vhodné, aby v elektronické podobě i zůstala. Je zbytečně drahé a neefektivní všechno důvěryhodným způsobem převádět do listinné podoby. A asi ani nemá smysl zmiňovat, že prostý výtisk dokumentu přijatého přes datovou schránku prostě nestačí.
Elektronické dokumenty čelí řadě rizik, která jsou spojena s jejich uchováváním. První riziko představuje elektronických podpis, jehož ověřitelnost v čase klesá. Druhým rizikem, které má vliv zejména na čitelnost dokumentů, je správná volba datových formátů. A třetím rizikem je prokázání původnosti, tedy, že dokument nebyl po obsahové stránce jakkoliv upraven nebo pozměněn, což má samozřejmě dopad na jeho důkazní hodnotu.
Jakou jistotu přináší kvalitní spisová služba
Dobrým řešením pro prevenci rizik spojených s uchováváním elektronických dokumentů je elektronický systém spisové služby. Společnost Triada, která je tvůrcem i dodavatelem informačního systému Munis, má ve svém portfoliu také modul elektronické spisové služby, který je konfigurovatelný tak, aby vyhověl potřebám evidence a správy dokumentů v prostředí škol.
Základem důvěryhodnosti elektronických dokumentů uložených ve spisové službě jsou následující prvky:
- Munis ERMS ověřuje na vstupu elektronické zabezpečovací prvky dokumentů a informace o tomto ověření uloží důvěryhodným způsobem spolu s dokumentem.
- Munis ERMS umí důvěryhodným postupem podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, převádět dokumenty do výstupního datového formátu, čímž zajistí jejich dlouhodobou čitelnost.
- Munis ERMS sestavuje o veškeré své činnosti transakční protokol, který každý den ztvární do dokumentu ve výstupním datovém formátu PDF/A nebo do XML, čímž je zachována důvěryhodnost a průkaznost veškerých uložených informací.
Povinnost vést elektronickou spisovou službu, která na školy dopadne na začátku roku 2027, tak není samoúčelná, ale vychází z nutnosti reagovat na rozvoj elektronických dokumentů a potřeby jejich efektivní a důvěryhodné správy. Elektronický systém spisové služby Munis ERMS, který je provozován i řadou těch nejmenších původců, je takto důkladně prověřen, že navzdory své robustnosti dokáže zůstat přívětivý a vstřícný i potřebám menších organizací včetně škol. Celková otevřenost informačního systému Munis pak otevírá cesty pro vazby na další informační systémy provozované na školách.
Společnost Triada připravila pro školy speciální akci, která zvýhodňuje nejen vlastní pořízení elektronického systému spisové služby Munis ERMS, ale také zlevňuje výchozí zaškolení. Poskytování kompletní podpory včetně metodických rad pro oblast vedení spisové služby je dalším bonusem, který získáte, pokud se rozhodnete řešit problematiku správy a ukládá elektronických dokumentů právě prostřednictvím této spisové služby.