Jak zjednodušit tvorbu a odesílání dokumentů
Pomocí elektronické spisové služby můžete jednoduše vytvářet i podepisovat dokumenty v digitální podobě. Pokud však adresát nemá datovou schránku, následuje zdlouhavý proces: dokument je nutné vytisknout, připravit obálku s doručenkou, zkontrolovat správnost tisku, dopis podepsat, zabalit a odnést na poštu spolu s připraveným podacím lístkem. Tomu všemu lze předejít – pokud využijete vazbu spisové služby na konverzní službu České pošty. Jak funguje a jaké jsou její praktické přínosy?
Dvojkolejnost tvorby dokumentů
Elektronická spisová služba Munis ERMS nabízí hned několik možností, jak si zjednodušit tvorbu nových dokumentů. Tou zcela jistě nejvýhodnější je využití připravených šablon, do nichž se automaticky vyplní všechny základní informace a v nichž může být navíc připravena i vhodná formulace podle charakteru daného dokumentu. Vlastní tvorba je tak oproštěna od rutinních činností a spočívá v tom hlavním specifikování daného rozhodnutí, odůvodnění či jiného konkrétního obsahu dokumentu.
Před schvalovacím procesem typicky přichází krok navíc v podobě ověření skutečnosti, zda adresát má anebo nemá přístupnou datovou schránku. Toto ověření není v tomto okamžiku ještě důležité z pohledu způsobu doručování, ale je určující pro to, zda stačí jen kvalifikovaný elektronický podpis na elektronický originál (stejnopis) dokumentu, nebo zda bude třeba ještě vytvořit také stejnopis v listinné podobě. Postupující digitalizace úřadů skutečně vede k tomu, že listinné stejnopisy se již netvoří pro vnitřní potřebu nebo pro ukládání dokumentů, to obojí je mnohem jednodušší v elektronické podobě, ale tvoří se jen a pouze pro potřeby doručování.
Pokud by všichni adresáti měli datové schránky, pak by celý tento vložený krok včetně případného tištění papíru, spotřeby toneru a čekání na fyzickou přítomnost oprávněné úřední osoby, která dokument fyzicky podepíše, mohl odpadnout. Aktuálně se můžeme spolehnout, že datovou schránku mají všechny právnické osoby a všichni podnikatelé. Fyzické osoby datovou schránku mít nemusí.
Přesto však existuje řešení, jak i k osobám, které datovou schránku nemají, přistupovat tak, jako by ji měly. Prostřednictvím modulu ERMS Automatizace se dá využít vazba elektronické spisové služby Munis ERMS na konverzní službu České pošty, která tento komfort přináší.
Vazba na konverzní poštu
Konverzní služba České poštu funguje stejně jako doručení do datové schránky, a dokonce je i tímto způsobem technicky řešena. Jak ilustruje Obr. 1, v případě, kdy povaha dokumentu umožňuje doručení do datové schránky, ale adresát datovou schránku nemá, nabídne elektronická spisová služba automaticky doručení prostřednictvím konverzní služby České pošty. Podmínkou je, že máte uzavřenou příslušnou smlouvu s Českou poštou a nastavenou spisovou službu na tuto vazbu.
Doručování pak probíhá stejně, jako kdyby adresát datovou schránku měl. K doručování se využije speciální datová schránka České pošty, kterou obsluhuje automat zachovávající listovní tajemství a umožňující automatickou autorizovanou konverzi do listinné podoby. A protože výstup z autorizované konverze dokumentů má ze zákona stejné právní účinky jako vstup, dostává adresát zabalenou listovní zásilku stejné právní váhy, jako v případě, že byste ji vytiskli, podepsali, zabalili a donesli na poštu sami. Nic z toho ale dělat nemusíte. Stačí jen odkliknout tlačítko „Provést“, jak ukazuje Obr. 2.
Protože zásilku následně doručuje pošta běžným způsobem, dochází i k podepsání doručenky adresátem (pokud je zásilka doručovaná s doručenkou), která se vám může vrátit buď v klasické listovní podobě, jako byste vše odesílali sami, nebo může být zpětně konvertovaná do elektronické podoby. Primárně doporučujeme začít tou jednodušší cestou, tedy s klasickou listinnou doručenkou. Zpětně tak budete mít v ruce jasný důkaz, že vaše odeslání prostřednictvím konverzní pošty, tedy čistě elektronicky, bylo skutečně nakonec adresátovi předáno fyzicky.
Vazba na konverzní službu České pošty je součástí modulu ERMS Automatizace, který je nadstavbou elektronické spisové služby Munis ERMS ve verzi Plus. Tuto funkcionalitu považujeme za velmi přínosnou, proto jsme se rozhodli nabídnout vám modul ERMS Automatizace se speciální slevou. Nabídka je určena všem zákazníkům, nejenom těm se stavebním úřadem. Pohodlná služba elektronického doručování tak může zůstat na všech úřadech zachovaná i poté, co její podporu ukončilo MMR.
Věříme, že využití konverzní služby České pošty a vazby na ni zjednoduší vaše vnitřní procesy a umožní vám efektivnější a jednodušší doručování osobám, které nemají zřízenu datovou schránku. To vše v souladu se všemi povinnostmi plynoucími z doručování podle správního řádu, tedy včetně příslušné doručenky s poučením. Pro správné nastavení vazby elektronické spisové služby Munis ERMS na konverzní službu České pošty prosím kontaktujte naše konzultanty nebo obchodní zástupce.