Příprava na atestaci pokračuje podle plánu
Od 1. ledna 2027 musí všechny orgány veřejné moci – kromě škol a obcí 1. typu bez matriky a stavebního úřadu – využívat pouze atestované systémy spisové služby. Společnost Triada zodpovědně připravuje svou elektronickou spisovou službu Munis ERMS tak, abyste měli atestovanou verzi k dispozici včas. A co je důležité, spisová služba Munis ERMS je připravovaná na atestaci postupně, takže přechod na atestovanou verzi v příštím roce nebude znamenat instalaci zcela nového produktu. Půjde o běžnou aktualizaci, která rozsahem převodních procesů bude méně náročná než aktualizace letošního léta.
Jedeme podle plánu
Ještě před tím, než byla skutečně zahájena činnost atestačního střediska, začali jsme vás, naše zákazníky, na našich odborných seminářích OSUM informovat o průběhu přípravy naší elektronické spisové služby Munis ERMS na atestaci. Od začátku jsme deklarovali, že chceme přípravu rozložit do více kroků tak, abyste od nás postupně dostávali příslušné úpravy a měli tak jistotu, že se skutečně na atestační proces připravujeme.
Největším důkazem pro vás byla instalace aktualizace během letošního léta, kdy došlo k významným změnám a ruku v ruce s tím i ke zjednodušení některých procesů, u nichž to pravidla nově umožnila. Asi nejvýraznější změnou bylo ukončení konceptů a zavedení verzování komponent dokumentů, které umožnilo reverzní procesy ke schválení a uzavření.
Jakmile některý produkt elektronické spisové služby získá atest, začne odtikávat dvouletá doba jeho platnosti. Pokud bychom tedy atest získali již během letošního roku, nezbývalo by v roce 2027, kdy teprve budete mít povinnost atestovanou spisovou službu provozovat, z této lhůty moc času. Na nejistotu, kterou takto významně omezená doba platnosti atestace bude znamenat pro uživatele elektronických systémů spisových služeb, jsme upozornili již před dvěma lety na konferenci ISSS 2023 (zvukový záznam z této přednášky).
Také proto potvrzujeme, že budeme usilovat o získání atestu během posledního roku před nástupem povinnosti provozovat atestovaný systém, abyste u nás měli maximální možnou jistotu dlouhodobé stability a podpory, kterou našim zákazníkům poskytujeme již více než 30 let.
Podpora během roku 2026
Právě proto, že většinu změn připravovaných pro atestaci jsme zahrnuli do letošní letní aktualizace elektronické spisové služby Munis ERMS, můžeme nyní zcela plně garantovat, že již s verzí 3.44.1. byste naplnili všechny povinnosti, které budete muset dodržovat ve spisové službě od 1. ledna 2027.
Nicméně v příštím roce budete moci tvořit složité typové spisy s vnitřní hierarchickou strukturou součástí, rozlišovat tvorbu čísla jednacího podle věcné skupiny anebo přidávat nové spouštěcí události k věcným skupinám podle založení spisu. Pokud vám připadá, že nic z toho nebudete potřebovat, pak to znamená, že jsme správně odhadli rozdělení připravovaných změn. Skutečně se domníváme, že během léta roku 2026 od nás dostanete závěrečnou aktualizaci atestované spisové služby rozšiřující funkcionality našeho systému o ty procesy, které atestace sice vyžaduje, ale pro města a obce nejsou stěžejní.
Je však třeba připomenout, že rok 2027 neznamená jen začátek povinnosti provozovat atestovaný elektronický systém spisové služby, ale že to je také konec přechodného období novelizovaného zákona o archivnictví a spisové službě a prováděcí vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby. Nejpozději do 31. prosince 2026 tedy musíte upravit své vnitřní procesy a aktualizovat spisový a skartační plán tak, aby oboje plně vyhovovalo novým pravidlům. I v této otázce od nás budete mít velkou podporu v podobě aktualizované služby tvorby spisových řádů, kterou rozjíždíme na začátku roku 2026.
Věříme, že společně tak zvládneme všechny výzvy spojené s legislativními změnami v oblasti spisové služby, a to navíc v maximálním možném klidu daném rozloženou přípravou, z níž již máte hodně za sebou, a v maximální možné jistotě dané tím, že náš atest bude mít v roce 2027 před sebou ještě dlouhou dobu platnosti.