Na cestě k atestovanému systému spisové služby

Obce, města, školy a další subjekty musí od 1. ledna 2027 povinně provozovat spisovou službu v elektronické podobě, řada z nich navíc v atestovaném systému. Elektronická spisová služba Munis ERMS se na atestační proces připravuje postupně. První porci změn v ERMS související s atestací přináší servisní balíček 3.43.2, druhá bude následovat v polovině příštího roku. Všichni uživatelé IS Munis tak budou mít k dispozici potřebnou verzi spisové služby včas a s dostatečným předstihem.

Povinnosti vedení spisové služby v elektronické podobě

Změny v legislativě týkající se spisové služby přinesly mimo jiné povinnost pro všechny veřejnoprávní původce vykonávat spisovou službu v elektronické podobě nejpozději od 1. ledna 2027. Jde o naprosto pochopitelný přístup, protože množství elektronických dokumentů zpracovávaných nejen na obcích, ale třeba i ve školách, neustále roste. A rozhodně není efektivní vše nakonec tisknout. Nicméně k tomu, aby elektronické dokumenty skutečně vydržely a neztratily nic ze svých kvalit, je třeba se o ně starat. Nejjednodušším způsobem je svěřit je do péče elektronického systému spisové služby.

Nejde již tedy jen o schopnost přijmout e-mail nebo datovou zprávu, ale o celkovou vnitřní digitalizaci organizace, která se bez schopného nástroje na důvěryhodné uchovávání elektronických dokumentů neobejde. Výhodu pak mají komplexní informační systémy, jejichž součástí je spisová služba, jako je informační systém Munis, které mohou čerpat z výhod přímočaré vazby na spisovou službu. Příkladem je například odesílání výměrů z aplikace Poplatky nebo statistických hlášení z aplikace Matrika, jak ilustruje Obr. 1.

Povinnost vedení spisové služby v elektronické podobě a rozsah výkonu této agendy není nijak závislý na tom, zda má či nemá daný subjekt povinnost používat atestovaný systém. Jinými slovy, ve výkonu spisové služby neexistují žádné zákonem stanovené úlevy pro ty subjekty, jichž se povinnost používání atestovaných systémů netýká.

Pro koho je atestace

Atestuje se elektronický systém spisové služby jako nástroj, čímž se ověřuje jeho plná shoda se zákonem o archivnictví a spisové službě, vyhláškou o podrobnostech výkonu spisové služby a národním standardem pro elektronické systém spisové služby. Protože tato legislativa je poměrně komplexní, vydalo Ministerstvo vnitra za poslední dva roky již řadu metodických výkladů. I proto dosud neexistuje žádný subjekt, který by pro svůj produkt spisové služby atestaci získal.

Z pohledu původců, tedy také měst, obcí, škol a dalších subjektů, je rozhodující datum 1. ledna 2027. Od toho dne bude platit povinnost provozovat jen a pouze atestované systémy elektronické spisové služby. Tato povinnost se netýká malých obcí, tedy těch, které vykonávají pouze základní přenesenou působnost a nemají ani matriční ani stavební úřad, a škol. Připomeňme si však, že ti všichni ale také musí od 1. ledna 2027 vykonávat spisovou službu v elektronické podobě, jen k tomu nemusí mít atestovaný systém.

Jak se na atestaci připravujeme

Se servisním balíčkem 3.43.2 se k vám dostávají novinky, jimiž postupně připravujeme spisovou službu na atestační proces. Jde o první porci změn, druhá bude následovat v polovině příštího roku. Současné úpravy, jejichž ukázka je na Obr. 2, se zaměřují na zejména na zrušení konceptů, povinné verzování jednotlivých komponent a rozšířené funkce jmenného rejstříku, které ilustruje Obr. 3.

V souvislosti se změnami vynucenými legislativou jsme se také významně soustředili na zjednodušování jednotlivých procesů všude, kde to bylo možné. V těch nejčastějších případech, jako je zápis datové zprávy nebo tvorba dokumentu s odesláním přes datovou schránku, klesl počet potřebných kliknutí přibližně na polovinu. Nově se také otevřela možnost zrušení schválení dokumentu, pokud nebyl dosud odeslán.

Ačkoliv se jedná pouze o první porci změn, současná verze elektronické spisové služby Munis ERMS už dokáže plně, za podmínky vhodného nastavení a metodik, pokrýt všechny povinnosti, které bude třeba zvládnout od 1. ledna 2027. Je tedy na vás, kdy konkrétně je budete chtít zavést – tímto způsobem se vám snažíme poskytnout co nejvíce času na to, abyste vše zvládli v klidu, v pohodě a bez zbytečného stresu.