Elektronické faktury mají smysl – významně usnadňují evidenci
V poslední době se začíná stále více diskutovat o tom, že by se digitalizace měla dělat s rozmyslem – aby nebyla pouhým cílem, ale skutečným nástrojem pro zjednodušení procesů. Oblastí, kde však digitalizace dává velký smysl, je elektronická fakturace. Významně totiž zjednodušuje evidenci faktur, a přispívá tak ke zvýšení efektivity práce. Automatický zápis faktur navíc snižuje riziko vzniku chyb.
Digitalizace účetních dokladů
Na začátku je vhodné připomenout si definici účetního dokladu. Jedná se o takový dokument, který slouží jako průkazný záznam o hospodářské operaci. Je to písemný doklad, na jehož základě se provádí zápis do účetních knih. Musí splňovat zákonné požadavky a obsahovat určité náležitosti. Pokud se hovoří o digitálním účetním dokladu, musí takový doklad nejenom existovat v elektronické podobě, ale musí také obsahovat strojově zpracovatelná data. A právě to splňuje elektronická faktura v datovém formátu ISDOC.
Tento formát se rozvíjí již řadu let a informační systém Munis jej umí zpracovávat – a to jak na straně přijmu, tak na straně odeslání. Schopnost modulu Fakturace ASM zpracovávat uvedený datový formát se vyvíjí stejně tak, jak se tento formát mění a aktualizuje. V doposud poslední verzi se už strojově zpracovatelná data mohou „skrývat“ i v PDF souboru. Znamená to tedy, že data mohou existovat buď v samostatném souboru, nebo být integrována uvnitř PDF. Proto platí, že pokud vám výstavce faktury pošle PDF soubor, ještě to nemusí znamenat, že data nebude možné automatizovaně zpracovat.
Společnost Triada posílá svým zákazníkům faktury ve formátu ISDOC. V současné době volí variantu dvou souborů, jak je vidět na Obr. 1, aby bylo na první pohled zřejmé, že jsou strukturovaná data k dispozici. Jak již bylo zmíněno, modul Fakturace ASM dokáže načítat i data skrytá uvnitř PDF souboru ve specifickém formátu PDF/A-3. Vytěžením strukturovaných dat dojde k zápisu faktury velmi rychle. Stačí už pak jen pomocí účetních šablon doplnit kontace a na pár klinutí je vše zcela hotové.
Celkové schéma přijmu elektronické faktury je znázorněno na Obr. 2.
Další digitalizace procesů
Digitalizovat lze i vystavování faktur, které díky hromadným procesům a inteligentním šablonám v modulu Fakturace ASM nikdy nebylo jednodušší. V případě, že máte soubor podkladů pro fakturaci např. při poskytování místního internetu, můžete jejich spojením s inteligentní šablonou vystavit i několik set faktur najednou a hromadně je pak odeslat. Samozřejmostí je i využití dalších prvků digitalizace, jako je např. QR platba.
Všechny tyto zmíněné prvky přináší zjednodušení do účetních procesů a dávají smysl vždy v kontextu konkrétní situace. Asi nebude efektivní připravovat inteligentní šablony, když vystavujete jednu fakturu měsíčně. Tam bude mnohem užitečnější funkce kopie dokladu nebo využití obyčejné šablony. Nicméně už při několika desítkách opakujících se faktur jsou inteligentní šablony ve Fakturaci ASM velmi užitečným a efektivním nástrojem. Výsledné faktury lze odeslat jak v PDF formátu, tak v ISDOC formátu, anebo spojené do PDF/A-3 kontejneru.
S konkrétním aplikováním digitalizace vhodným právě pro potřeby vašeho úřadu vám rádi pomohou naši konzultaci a obchodní zástupci, kteří dokážou vše vybrat a nastavit tak, aby byla vaše práce co nejjednodušší. A již teď můžeme slíbit, že výčtem uvedených případů celková digitalizace nekončí. V rámci aktualizace informačního systému Munis připravujeme i další možnosti digitalizace, které ušetří nejenom váš čas.