Nejen rozšíření možností schvalovacích procesů

V loňském roce došlo k významné změně legislativních pravidel týkajících se spisové služby, pro jejichž celkovou implementaci byla stanovena lhůta 2,5 roku. V rámci elektronické spisové služby Munis ERMS provádíme postupné změny tak, abyste vše zvládli nejenom včas, ale také pohodlně. Na letošní léto připravujeme další výraznou várku změn, které tentokrát reflektují zejména legislativní konce konceptů. O jaké změny se jedná? A kde se s těmito připravovanými novinkami můžete seznámit v předstihu?

Legislativní změny

K 1. červenci 2023 došlo ke změně vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, i národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Změny to ale zřejmě nebyly poslední, protože v návaznosti na aktuálně schvalovanou novelu archivního zákona se na léto připravují další úpravy těchto předpisů, možná i s prodloužením přechodného období. V rámci předchozích příspěvků i loňského zimního běhu Odborných seminářů uživatelů IS Munis jsme vás informovali o tom, že pro implementaci všech změn bylo stanoveno 2,5leté přechodné období, což určitě nemá být chápáno jako signál k odložení všeho „na potom“. Vše byste si naopak měli dobře rozplánovat, abychom to společně za tuto vytčenou dobu zvládli.

V rámci úprav v elektronické spisové službě Munis ERMS jsme vám již přinesli několik úprav (například zjednodušení zápisu listinného podání). Na letošní léto chystáme další várku, v níž bychom chtěli zejména využít legislativního zrušení pojmu koncept ke zjednodušení pohledu na vlastní dokumenty a rozšíření možností schvalovacího procesu.

Podpisová kniha

Již v současné době může být schvalovací proces ve spisové službě velmi variantní. Kromě jednotlivého schvalování umožňuje i vícestupňovou variantu, jejíž ukázka je na Obr. 1. Aby bylo schvalování co možná nejjednodušší, je k dispozici v aplikaci ERMS Vedoucí podpisová kniha v podobě hromadného procesu schvalování. Tam je možné rychle a jednoduše získat přehled o všech schvalovaných dokumentech, ať už jsou to rozhodnutí ve správním řízení, nebo třeba objednávky. Stejně tak je možné v tomto formuláři (viz Obr. 2) tyto dokumenty prohlédnout a následně hromadné schválit, včetně připojení kvalifikovaného elektronického podpisu a kvalifikovaného elektronického časového razítka.

Nové možnosti plynoucí ze zrušení striktního rozdělení doby tvorby dokumentu, označené jako koncept, a fixace dokumentu po schválení, otevírají další možnosti zejména v oblasti řešení nestandardních či výjimečných situací. Vlastní dokumenty se již nebudou dělit na koncepty a dokumenty, ale budou to všechno jen dokumenty, které budou z neschváleného stavu přecházet do schváleného. A díky tomu bude možné tento proces realizovat i reverzně, tedy za určitých podmínek bude možné dokument odschválit a následně znovu schválit.

Zjednodušení procesů

V rámci úprav ve spisové službě tak chceme využít změn v legislativě ke zjednodušení procesů pro uživatele všude tam, kde to je možné. A nutno přiznat, že nové legislativa kromě mnohých zpřísněných podmínek a kromě spousty úkolů, které je třeba uvnitř organizací zvládnout, dává naštěstí prostor i pro tato zjednodušení. A právě jimi chceme nyní obohatit elektronickou spisovou službu Munis ERMS.

Uvedené novinky nebudou ještě součástí pololetní aktualizace, ale přijdou v následujících měsících v podobě sledu specifických hotfixů, protože budou spojeny s potřebou převodu dat zanikajících konceptů na dokumenty, a to i v historické podobě. Nicméně s připravovanými změnami se již nyní můžete seznámit nejen v tomto příspěvku, kde jsme poodhalili jednu jejich část, ale také na aktuálně probíhajících Odborných seminářích uživatelů IS Munis, které vyvrcholí 25. června svou on-line podobou.