Jednoduché a efektivní postupy díky Fakturaci ASM
Chcete zvládat fakturační agendu rychle a jednoduše? Pak je ideální čas přejít na nové moduly Fakturace ASM a Bankovní služby ASM, které v informačním systému Munis nahrazují původní moduly Fakturace a Bankovní služby. Oba tyto programy nabízí celou řadu efektivních postupů – pokud je tedy ještě nevyužíváte, kontaktujete svého konzultanta nebo obchodního zástupce společnosti Triada, abyste si přepnutí na nové moduly domluvili co nejdříve.
Navzdory postupné elektronizaci veřejné správy je valná většina faktur stále posílána v listinné nebo elektronické podobě pouze v podobě obrázku bez strukturovaných dat. Proto je nutné si rychle poradit se zápisem takových přijatých faktur. Fakturace ASM k tomu využívá zejména vazbu na všechny dostupné registry ekonomických subjektů (např. ARES a registr plátců DPH). Integrované má ale také další nástroje, které se snaží vytěžit některá data i z nestrukturovaných PDF faktur. Celý zápis faktur je pak hlídán průběžnou dozorovou funkcí, která uvádí nejenom procenta vyplněnosti formuláře, ale hlavně dokáže navigovat tam, kde ještě něco chybí (viz Obr. 1).
Dalším nástrojem usnadňujícím zápis přijatých i vydaných faktur jsou vzory a možnosti kopie faktury. Kopie může být vytvářena buď jako celek, což je vhodné zejména pro opakující se přijaté zálohové faktury na energie, nebo s výběrem kopírovaných položek, což se hodí spíše pro vydané faktury podobného charakteru, avšak fakturované různým odběratelům. Nabídku možností těchto kopií ilustruje Obr. 2.
Kromě vlastního zadání faktury usnadňuje modul Fakturace ASM i další kroky životního cyklu faktury – důraz je při tom kladen důraz na transparentnost a budoucí plnou elektronizaci této agendy. Tisk průvodek je tak například automaticky vždy doprovázen jejich uložením ve výstupním datovém formátu PDF/A. Následně je vyžadováno formalizované schválení, které je pro urychlení spojeno s tvorbou příkazů k úhradě. Jednotlivé kroky lze provádět jak pro každou fakturu zvlášť, tak v řadě hromadných procesů, které jsou letními novinkami tohoto modulu.
Pro vydané faktury jsou součástí Fakturace ASM různé možnosti odeslání včetně další z letních novinek, kterou je přímá vazba na e-mail. Odeslat fakturu e-mailem bylo možné již dříve, buď přiložením uložené faktury k e-mailu, nebo přes vazbu na spisovou službu. Nově umí celý e-mail, včetně těla i přílohy, na základě šablon generovat přímo modul Fakturace ASM.
Oba moduly Fakturace ASM i Bankovní služby ASM jsou posledními přírůstky rodiny ASM modulů informačního systému Munis. Aktuálně u nich probíhá aktivní rozvoj, který přidává další postupy usnadňující práci s agendou fakturace. Některé z těchto postupů jsme si představili v rámci tohoto příspěvku, nicméně vše vám nejlépe a v celém rozsahu představí naši konzultanti nebo obchodní partneři v rámci osobního školení přímo u vás na úřadě.