Vizualizovaný elektronický podpis
Úředníci a zaměstnanci orgánů veřejné moci, obce a města nevyjímaje, musí každý elektronický dokument, který by jinak ve vytištěné podobě vlastnoručně podepsali, opatřit kvalifikovaným elektronickým podpisem. Tento podpis má právní účinky vlastnoručního podpisu, které nejsou omezeny jen na určité typy dokumentů nebo určité vztahy. Lze je tedy použít jak na žádost o dotaci, rozhodnutí ve správním řízení anebo doklad finanční kontroly, tak na smlouvu, protokol či odpověď na žádost o informace.
Oblast elektronického podepisování je regulována dvěma předpisy:
- nařízením eIDAS (Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES) a
- zákonem č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce.
Elektronický podpis musí mít dle zmíněných předpisů vždy jen a pouze elektronickou podobu, což znamená, že jej nelze vytisknout. Pokud je potřeba vytvořit listinnou variantu dokumentu, existují dvě možnosti. Buď vytvořit stejnopis prvopisu v listinné podobě, nebo využít autorizované konverze dokumentů. První případ je samozřejmě jednodušší, ale lze jej aplikovat jen za podmínky, že listinný stejnopis prvopisu znovu podepíše oprávněná úřední osoba. Druhý postup se dá využít pro všechny ostatní případy, např. pokud je na elektronickém dokumentu více elektronických podpisů osob mimo úřad.
Tohle všechno je třeba si uvědomit při rozhodování, zda na vámi vytvářené dokumenty chcete, nebo nechcete, umístit též vizualizovanou podobu elektronického podpisu. Tato vizualizovaná podoba sice příjemci dokumentu na první pohled připomene, že dokument je elektronicky podepsán, ale mnohdy vede u nezkušených adresátů k domněnce, že to je právě „onen podpis“ a že když takový dokument jednoduše vytisknou, tak na něm podpis zůstane s veškerou důkazní schopností podpisu. To je samozřejmě zcela chybná domněnka, protože porušuje základní pravidlo, že elektronický podpis může existovat jen v elektronické podobě.
Je tedy otázkou, zda není vhodnější, když na dokumentu vizualizovaný elektronický podpis v podobě informačního obrázku umístěn není a adresát dokumentu si elektronický podpis zobrazí a ověří pomocí k tomu určených nástrojů v dokumentu. Každý úřad si ale každopádně může zvolit, zda na dokumenty bude nebo nebude umísťovat vizualizovaný elektronický podpis, jednoznačné metodické doporučení k tomu neexistuje.
Možnosti použití vizualizovaného elektronického podpisu v Munis ERMS
Elektronická spisová služba Munis ERMS vizualizované elektronické podpisy na dokumenty umí přidávat již mnoho let. Zda je či není do vytvářeného dokumentu ve výstupním datovém formátu PDF/A přidáván obrázek vizualizované podoby kvalifikovaného elektronické podpisu (jak ilustruje Obr. 1) záleží na nastavení schvalovacích procesů.
Díky novoroční aktualizaci 3.39 přibyla do Munis ERMS možnost výběru umístění tohoto vizualizovaného elektronického podpisu. Pokud tedy máte ve schvalovacích procesech vizualizaci zapnutou, objeví se při schvalování dokumentu a jeho elektronickém podepisování nový formulář (viz Obr. 2), v němž máte možnost tažením (přesunem pomocí myši) vybrat si (na poslední stránce dokumentu) umístění rámečku s podpisem.
Zbývá učinit rozhodnutí, jaký postup zvolit. Přestože nastavení je součástí každého druhu použitého schvalovacího procesu, doporučujeme vám nastavit za celý úřad jednotné řešení, tedy vizualizovaný elektronický podpis umísťovat buď vždy, nebo nikdy. Ale i to je samozřejmě jen naše doporučení, výsledná volba je jen a pouze na vás.