Informační systém Munis není jen spisovka a účetnictví
Jeden z Murphyho zákonů říká, že když se zdá, že se něco začíná hodně dařit, zcela jistě jsme něco přehlédli. Informační systém Munis pokrývá svou nabídkou aplikací většinu agend vykonávaných městskými a obecními úřady. Znáte ale úplně všechny moduly, které IS Munis obsahuje? A umíte v jednotlivých programech tohoto informačního systému správně využívat všechny funkce?
Základním nástrojem pro efektivní správu nejen elektronických, ale i listinných dokumentů a pro celkové fungování úřadu je elektronický systém spisové služby. Poskytuje přehled o příchozích a vyřizovaných dokumentech a podporuje tvoru spisů nejen v rámci správního řízení. V informačním systému Munis je ke spisové službě přidaná řada nástrojů, které mohou jednotlivé kroky optimalizovat na základě automatizovaných procesů, např. třídění dokumentů na podatelně. Spisová služba se snaží reflektovat potřeby uživatelů a přinášet funkce, které zjednoduší a zpříjemní práci. Příkladem je systém šablon pro tvorbu konceptů nebo variabilní schvalovací procesy, jejichž výběr lze podmínit celou řadou různých rozhodovacích pravidel.
IS Munis ale není jen elektronická spisová služba. Tento komplexní modulární systém pokrývá nabídkou aplikací většinu agend vykonávaných městskými a obecními úřady i provozních potřeb jako je účetnictví a fakturace. Aktuální nabídka modulů je znázorněna na Obr. 1, kde si lze povšimnout např. Evidence smluv, jež přináší možnost zpřehlednění smluvních závazků. Nejde jen o vlastní evidenci, ale také o možnost nastavení jednorázových i opakujících se milníků, které se vám samy připomenou, když se bude blížit jejich čas.
Dalším užitečným modulem je Legalizace a vidimace, která umožňuje tisk ověřovacích doložek pro oba zmíněné procesy. Doložky lze tisknout v různých velikostech na štítky na arších velikosti A4, tedy na běžné tiskárny, nebo na specializované štítkové tiskárny, které sice vyžadují primární investici, ale jejichž rychlost zpětně přináší úspory času při obsloužení většího množství žadatelů o ověření kopie listiny nebo podpisu. Obsahy doložek odpovídají plně příslušným legislativním pravidlům a v loňském roce byly upraveny dle nejnovějšího názoru Ministerstva vnitra.
Přehlédnout byste neměli ani výkonný nástroj pro přípravu a následnou kontrolu čerpání a plnění rozpočtu. Modul Rozpočet Plus v sobě spojuje obě tyto funkce s možností nastavení různých pohledů a sledovaných ukazatelů. Sám případně navrhne potřebné změny rozpočtu, které pak lze využít v podkladech pro jednání o rozpočtových opatřeních. V rámci přípravy návrhu rozpočtu se nabízí různé interní procesy v tomto modulu včetně hromadných přepočtů. Rozpočet se také dá exportovat do dalších formátů např. do Microsoft Excelu. Vazba na tuto aplikaci z modulu Rozpočet Plus je obousměrná. Lze tedy nejen exportovat podklady a následně je upravovat a zpracovávat v Excelu, ale výsledné návrhy lze za splnění určitých podmínek zpětně načítat a vytvářet z nich návrhy rozpočtu.
Nabídky směrem k občanům
V poslední době se navíc na úřadech stále více využívá možnost úhrad pomocí platebních terminálů. Zavedení této služby je jednak kladně vnímáno občany a jednak má pozitivní vliv i na úspěšnost výběru místních poplatků, jejichž správa může být, zejména v oblasti odpadového hospodářství, poměrně náročná. I k jejímu zvládnutí má samozřejmě informační systém Munis specializovaný modul, který zajišťuje podporu pro všechny čtyři možné způsoby výběru poplatku za komunální odpad. Pro výběr poplatku podle místa trvalého bydliště je důležitá vazba na základní registry, které poskytují referenční, tedy dle zákona přesné údaje. Z modulu Komunální odpad lze načítat ze základních registrů informace o občanech i nemovitostech, kde není nikdo přihlášen k trvalému pobytu. Díky tomu vám neunikne ani jeden z poplatníků.
V rámci zvýšení transparentnosti města či obce je dobré prezentovat informace o hospodaření na webových stránkách. K vhodné podpoře této činnosti slouží modul Rozklikávací rozpočet, jež je součástí nabídky služeb portálu iMunis.cz provázaného na vnitřní informační systém Munis. Ukázka prezentace rozpočtu pomocí zmíněného nástroje je na Obr. 2. Díky grafické přehlednosti jde o úspěšnou cestu, jak prezentovat čerpání a plnění schváleného rozpočtu. Data lze jednoduchým způsobem exportovat z Účetnictví a synchronizovat na web.
Informační systém Munis umí poskytovat nejen obecné informace o rozpočtu nebo zveřejňovat obsah úřední desky způsobem umožňujícím dálkový přístup, jak to vyžaduje správní řád, ale také dokáže publikovat personalizované údaje potřebné pro využití v portálu občana. Díky rozvoji elektronické identifikace založené na využití bankovní identity s vazbou na národní bod pro identifikaci a autentizaci (tzv. NIA) roste mezi obyvateli možnost elektronické identifikace na dálku.
V rámci služeb navázaných na data informačního systému Munis lze nabídnout občanům specifické informace jako jsou jejich poplatková povinnost vůči městu či obci, přehled vyřizování jimi učiněných podání nebo jejich zařazení jakožto voliče na volební seznam. Technickým nástrojem pro tuto vazbu je tzv. Datový sklad Munis, který svou architekturou zajišťuje maximální bezpečí dat a snižuje náklady na vnější zabezpečení komunikace, jež samozřejmě z pohledu kybernetické bezpečnosti nesmí být nikdy podceňováno.
Optimalizace vnitřních procesů
Kromě výstupů směrem k občanům je vhodné se také zamyslet nad vnitřní optimalizací procesů. Některé ze souvisejících myšlenek již byly zmíněny v podobě automatizovaných parametrizovaných rozhodování o třídění pošty na podatelně nebo při schvalování dokumentů. Nicméně je možné jít dál a začít se zcela oprošťovat od papírového úřadování ve prospěch efektivních procesů v elektronické podobě.
Jednou z možností je využití konverzní služby České pošty pro doručování těm občanům, kteří dosud nemají zřízenu svou datovou schránku. V praxi to funguje tak, že úředník tvoří standardizovaným, a hlavně jednotným způsobem elektronický dokument, který podepíše (nebo si nechá podepsat) a následně jej buď zašle do datové schránky adresáta, pokud ji dotyčný má, nebo do datové schránky České pošty, která následně zajistí automatizovanou autorizovanou konverzi dokumentu do listinné podoby, vložení do obálky automatizovaným procesem zajišťujícím zachování listovního tajemství a doručení adresátovi klasickou listovní formou. Elektronická spisová služba Munis ERMS má pro tuto vazbu plnou podporu včetně následných statistik sloužících jako podpora pro kontrolu vyúčtování této služby od České pošty.
Další oblastí, která si jistě zaslouží využití elektronických postupů, je oblast schvalovacích procesů pro průvodky faktur. V současné době informační systém Munis obsahuje možnosti tzv. klikacího schvalování, které je velmi operativní, avšak podpůrné z hlediska vlastní tvorby dokladů pro schválení. Nicméně již pro první pololetí roku 2023 se připravuje rozšíření nového modulu Fakturace Plus o plně elektronickou tvorbu těchto průvodek s následným plně elektronickým schvalováním a podepisováním. Protože výsledné dokumenty lze automatizovaně (tedy zcela bez nutnosti jakékoliv uživatelské akce) evidovat ve spisové službě Munis ERMS, je zajištěna dlouhodobá důvěryhodnost těchto dokumentů pomocí systému tvorby denních svodek transakčního protokolu, který je základem důvěryhodnosti celého elektronického systému spisové služby.
Co se týká oblasti fakturace, z hlediska její optimalizace je jistě vhodný přechod na elektronickou fakturaci, tedy příjem a odesílání faktur v podobě strukturovaných dat ve formátu ISDOC. To je ryze český datový formát elektronické fakturace, který aktuálně převzalo do své správy Ministerstvo vnitra. Modul Fakturace informačního systému Munis umí tento formát načítat a zpracovávat u přijatých faktur, a také vytvářet u vydaných faktur. Kromě toho byl v rámci rozvoje tohoto modulu implementován též nový přístup k tomuto standardu, se kterým přišlo právě Ministerstvo vnitra. Jde o provázané použití datového formátu PDF/A-3. Tedy faktura ve formátu ISDOC není posílána samostatně, ale je vnořena do grafické podoby faktury odesílané ve formátu PDF/A-3, který se chová jako kontejner, a tím pádem může obsahovat další přílohy. Tento přístup má výhodu v tom, že fakturu lze ještě před načtením do ekonomického systému zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem v obecném nástroji na prohlížení PDF souborů, a teprve následně načíst. Modul Fakturace ASM dokáže ISDOC přílohy z datových souborů ve formátu PDF/A-3 separovat a plně zpracovat.
Poslední, co stojí z hlediska optimalizace vnitřních procesů za připomenutí, je využití šablon pro tvorbu dokumentů. Není to samozřejmě vůbec nic nového, avšak jde o mnohdy bohužel podceňovaný přístup, který ale dokáže velmi významným způsobem urychlit tvorbu tzv. konceptů (rozpracovaných dokumentů dle názvosloví Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby) a sjednotit vzhled všech úřadem odesílaných dokumentů.
Ukázka procesu je vidět na Obr. 3. Uživatel si jednoduše vybere z předpřipravených šablon a modul na příslušná místa vepíše údaje jako jsou číslo jednací, věc, adresát apod. Nabídka možných polí je velmi široká a zahrnuje více než 100 možných údajů, které takto mohou být automatizovaně vepsány. Mimochodem, stejným způsobem lze jednoduše vytvořit osvědčení o digitálním úkonu, pokud o něj dle zákona o právu na digitální služby občan požádá.
Pomoci může cloud i vzdálené podepisování
Informační systém Munis můžete provozovat nejen ve vlastní síti, ale lze též využít cloudového řešení. Nebojte se, vaše data tím nebudou v „mraku“ neznámo kde, ale v garantovaných úložištích na území Evropské unie, jaká nabízí Microsoft Azure. S jeho využitím je provozována služba MunisCloud, která klade důraz na bezpečnost i operativnost, s jakou můžete k informačnímu systému Munis přistupovat odkudkoliv. To má výhody zejména pro malé organizace anebo neuvolněné zastupitele. Využití služby MunisCloud navíc snižuje nároky na údržbu a zálohování systému, protože vše probíhá centralizovaně právě v rámci sdílených služeb.
Služba MunisCloud je nastavena tak, aby bylo možné využívat místní prostředky, jako jsou tiskárny, čtečky čárových kódů nebo 2D kódů, popř. tokeny pro elektronické podepisování. Nicméně v případě podepisování lze tento úkon realizovat také vzdáleně. Služba vzdáleného podepisování nebo pečetění není vázána na to, zda provozujete informační systém Munis ve vlastní síti nebo v cloudu. Vazba na kvalifikované služby vytvářející důvěru pro elektronické transakce poskytované společností Software 602 funguje v obou těchto případech. Její využití vás oprostí od nutnosti nákupu vlastních kvalifikovaných prostředků pro elektronické podpisy, tzv. tokenů, a zároveň umožní v budoucnu využít podepisování i na mobilních zařízeních.
V souvislosti s rozvojem informačního systému Munis se v roce 2023 připravuje zavedení nového schvalovacího nástroje pro všechny potřebné procesy (např. dokumenty ze spisové služby, průvodky faktur a objednávky). To všechno byste v rámci využívání informačního systému Munis neměli přehlédnout, neboť právě to může přispět ke zvýšení efektivity vašeho úřadování.