Právo na osvědčení digitálního úkonu

Jedním z práv zavedených zákonem č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby a o změně některých zákonů, je právo na osvědčení digitálního úkonu. Účinnost příslušného § 5, který toto právo zavádí, byla stanovena na 1. února 2022. Jaká jsou tedy zásadní pravidla tohoto práva?

  • Uživatel digitální služby má právo na osvědčení digitálního úkonu, přičemž panuje shoda, že toto osvědčení se poskytuje na žádost, nikoliv automaticky, protože uživatel služby musí minimálně specifikovat, jakým způsobem mu má být toto osvědčení doručeno.
  • Pro doručení osvědčení digitálního úkonu zákon připouští pouze datovou schránku, kontaktní místo veřejné správy nebo zpřístupnění prostřednictvím portálu veřejné správy. Osvědčení tedy nelze poslat e-mailem. Bohužel kontaktní místa veřejné správy neumožňují funkci doručení, kterou by bylo možné využít obdobně jako doručení datovou schránkou ze spisové služby. Reálně tedy zbývá pouze možnost doručení do datové schránky, což znamená, že uživateli služby, který nemá datovou schránku, nelze toto osvědčení nikterak doručit.
  • Panuje shoda, že osvědčení je veřejnou listinou s důkazní funkcí, která zachycuje obsah digitálního úkonu nebo jinou identifikaci digitálního úkonu, určení osoby, která jej učinila, adresáta digitálního úkonu a způsob, datum a čas provedení digitálního úkonu. Osvědčení je tedy dokumentem, který se stává součástí spisu.
  • Poměrně nejasná je situace kolem toho, jak opatřit osvědčení, které se vydává jako elektronický dokument, elektronickými zabezpečovacími prvky. Je-li veřejnou listinnou vydanou orgánem veřejné moci, pak musí být jednoznačně elektronicky podepsáno úředníkem, který jej vystavil. Citovaný zákon č. 12/2020 Sb. k tomu dává povinnost jej opatřit kvalifikovanou elektronickou pečetí. Všechno tedy nasvědčuje tomu, že by tam měly být oba tyto zabezpečovací prvky a k tomu samozřejmě i kvalifikované elektronické časové razítko, což plyne z vícero předpisů.
  • Vzhledem ke všem výše řečeným pravidlům je zřejmé, že potvrzení elektronického podání podaného prostřednictvím e-mailu a osvědčení digitální úkonu jsou dva různé zcela nezávislé postupy a dokumenty. Jinými slovy, podatel, který učiní podání prostřednictvím e-mailu a v něm požádá o osvědčení digitálního úkonu s dodáním do své datové schránky, dostane nejprve e-mailem automatické potvrzení o přijetí podání, přičemž náležitosti tohoto potvrzení stanoví vyhláška č. 259/2012 Sb., a následně do své datové schránky dostane elektronický dokument obsahující osvědčení digitálního úkonu, jehož náležitosti stanoví zákon č. 12/2020 Sb.
Obr. 1. Tvorba konceptu pomocí šablony, což je nejrychlejší způsob vytvoření osvědčení digitálního úkonu
Obr. 1. Tvorba konceptu pomocí šablony, což je nejrychlejší způsob vytvoření osvědčení digitálního úkonu

Praktická realizace vytvoření osvědčení digitálního úkonu spočívá v rámci elektronické spisové služby Munis ERMS ve vytvoření konceptu ve spisu, ideálně pomocí předpřipravené šablony vhodné pro tato osvědčení. K osvědčením je nanejvýš vhodné připravit (nastavit v aplikaci ERMS Nastavení) specifický schvalovací proces, který zahrne též pečetění, jež lze nejlépe realizovat vazbou na kvalifikované služby poskytované společností Software602.

V rámci nejbližší aktualizace IS Munis připravujeme ještě další zjednodušení tohoto procesu s možností přednastavení šablony a rozšířením vkládaných polí. Proto sledujte novinky v Panelu Munis a včas si instalujte nové verze.