Textová vrstva v elektronických dokumentech

Těsně před Vánoci, konkrétně 23. prosince 2021, vyšla ve Sbírce zákonů novela vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Účinnost této změny byla stanovena na 1. ledna 2022, kromě povinnosti vytvářet dokumenty s textovou vrstvou a případně do nich přidávat XML data. Toto jediné ustanovení mělo nastavenou účinnost až od 1. února 2022, což již tedy také nastalo.

K novinkám účinným od 1. ledna 2022 jsme již komentář publikovali, takže se nyní podíváme na problematiku textové vrstvy. Ustanovení odst. 5 v § 16 ukládá povinnost vyhotovovat statický textový dokument v digitální podobě nebo statický kombinovaný textový a obrazový dokument v digitální podobě tak, aby obsahoval strojově čitelný text, tedy tzv. textovou vrstvu.

Obr. 1. Schvalovací proces s tvorbou dokumentu s textovou vrstvou
Obr. 1. Schvalovací proces s tvorbou dokumentu s textovou vrstvou

Pokud používáte v elektronické spisové službě Munis ERMS schvalovací procesy nastavené s konverzí do výstupního datového formátu PDF/A (viz Obr. 1) a tvoříte koncepty v nějakém textovém editoru, ideálně jako koncept ze šablony, pak je tato povinnost vždy automaticky splněna. Problém by nastal jen v případě, kdybyste koncept vytvořili tak, že vložíte naskenovaný text nikoliv jako text, ale jen jako obrázek. Pak by se neměla textová vrstva z čeho vytvořit.

U jakéhokoliv elektronického dokumentu ve formátu PDF/A si můžete ověřit existenci textové vrstvy jednoduchým testem tak, že označíte určitou část textu a zkopírujete ji např. do poznámkového bloku. Pokud se text správně přenese, je textová vrstva v dokumentu v pořádku. Pokud se nepřenese nic, tak tam textová vrstva chybí a dokument se chová jako obrázek, což je nově nepřípustné.

Obr. 2. Jednoduché ověření existence textové vrstvy v dokumentu PDF/A
Obr. 2. Jednoduché ověření existence textové vrstvy v dokumentu PDF/A

Zdůrazněme, že uvedená povinnost tvorby dokumentů s textovou vrstvou platí pro dokumenty, které úřad vytváří. Rozhodně se nevztahuje na dokumenty, které úřad přijímá na podatelně a následně ukládá do spisovny.