Spisové služby bude potřeba atestovat

Další elektronizace postupů orgánů veřejné moci je schválena do podoby zákona č. 261/2021 Sb., který nabývá generální účinnosti 1. února 2022. Tento předpis souhrnně novelizuje více než 160 zákonů a k tomu má rozloženou účinnost jednotlivých ustavení do třinácti okamžiků od 10. července 2021 až do 1. července 2025. Spíše než ucelený zákon působí tedy dojmem dlouhodobého plánu, který je v této podobě poměrně špatně čitelný. Nový zákon často označovaný zkratkou DEPO přináší spoustu změn a jednou z nich je i atestace spisových služeb.

Otázky atestace

Zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, přičemž tím některé se v tomto případě myslí spoustu, zahrnuje též novelizaci zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Ani změny v oblasti spisové služby se neudají najednou. Některé již nabyly účinnosti k 24. červenci, např. velmi prospěšná změna pravidel pro vedení jmenných rejstříků (viz článek Aktuální vývoj v oblasti spisových služeb publikovaný v čísle 2–3 tohoto časopisu), a některé, např. zde diskutovaná atestace spisových služeb, nabydou účinnosti až 1. února 2022.

Položme si v souvislosti s budoucí atestací spisových služeb následující otázky:

  • Co se bude atestovat?
  • Kdo a jak bude atestovat?
  • Do kdy musí být atestováno?
  • Proč se vlastně bude atestovat?

Co se bude atestovat?

Začněme odpovědí na první otázku, tedy co se bude atestovat? Podle novelizovaného znění zákona se budou atestovat elektronické systémy spisové služby. Možná jste si v tomto okamžiku řekli, že už nemusíte číst dál, protože jste si jako obec v rámci volby ponechali výkon spisové služby v listinné podobě, takže se vás atestace elektronických spisových služeb netýká. To je ale mýlka, protože ruku v ruce se zavedením povinné atestace elektronických systémů spisových služeb novelizovaný zákon č. 499/2004 Sb. ruší pro všechny obce možnost volby způsobu výkonu spisové služby. Tedy všechny obce bez ohledu na rozsah výkonu přenesené působnosti budou muset nejpozději k 31. prosinci 2024 přejít na elektronický způsob vedení spisové služby. Obce, které již dříve v návaznosti na zavedení datových schránek a následný rozvoj elektronických dokumentů přešly na způsob vedení spisové služby v elektronické podobě, tak mají jednoznačně potvrzeno, že jejich rozhodnutí bylo správné. Celkový vývoj informační společnosti a elektronizace veřejné správy se bez nástrojů, v nichž lze elektronické dokumenty efektivně evidovat, spravovat a uchovávat, prostě neobejde.

Řekli jsme si, že podle novelizovaného zákona č. 499/2004 Sb. se budou atestovat elektronické systémy spisové služby, tedy produkty poskytované jednotlivými výrobci a dodavateli těchto systémů. Atestace se tak netýká ani uživatelů, ani způsobů implementace, ba ani rozsahu skutečného využívání. Tvůrci a dodavatelé budou smět od konce roku 2024 dodávat městům a obcím pouze atestované elektronické systémy spisové služby, avšak tato skutečnost se nikterak nepromítá do výsledných implementací těchto systémů. Ty podléhají a budou dále podléhat standardním kontrolám, které v oblasti spisové služby vykonávají pro města a obce zejména státní oblastní archivy podle své územní působnosti.

Atestací elektronického systému spisové služby se podle novelizovaného zákona č. 499/2004 Sb. rozumí posouzení souladu elektronického systému spisové služby s požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 (vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby) a národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. To mimo jiné znamená, že spisová služba musí být vždy posuzována jako celek bez ohledu na svou modulární či licenční stavbu. Elektronická spisová služba Munis ERMS, jejímž tvůrcem i dodavatelem je společnost Triada, je rozdělena na několik aplikací podle základního způsobu práce a role uživatele (viz Obr. 1), avšak všechny tyto aplikace tvoří jeden licenční celek a jsou tedy vždy dodávány společně, což je již nyní v souladu s pravidly budoucí atestace.

Obr. 1. Aplikace elektronické spisové služby Munis ERMS, které tvoří jednotný licenční celek.
Obr. 1. Aplikace elektronické spisové služby Munis ERMS, které tvoří jednotný licenční celek.

Kdo a jak bude atestovat?

Přejděme k druhé otázce, kdo a jak bude atestovat? Atestaci bude provádět atestační středisko (nebo lépe atestační střediska), které určí Ministerstvo vnitra, nebo samo ministerstvo, pokud by žádné středisko nebylo určeno. Atestačním střediskem může být pouze subjekt, jehož zřizovatelem nebo zakladatelem je stát. Na rozdíl od mnoha jiných případů atestací zde tedy nemůže atestaci provádět subjekt soukromého sektoru. Novelizovaný zákon č. 499/2004 Sb. klade na atestační středisko ještě další dvě podmínky. Jednak se musí jednat o subjekt, u něhož lze předpokládat, že má odbornou a technickou způsobilost k provádění atestace, a jednak se tento subjekt nesmí sám účastnit hospodářské soutěže v oblasti elektronických systémů spisových služeb a nesmí mít žádný zájem na výsledku atestace. Lze se domnívat, že zejména poslední bod může činit určité potíže v případě, kdy určené atestační středisko bude samo využívat produkt elektronické spisové služby od určitého dodavatele, a že by pro takový případ měla být tedy atestační střediska určena alespoň dvě.

Fakt, že atestační středisko udělilo atest určitému konkrétnu produktu elektronické spisové služby, bude možné následně ověřit na internetových stránkách tohoto střediska a také ve Věstníku Ministerstva vnitra, kde bude tato informace rovněž zveřejněna. Každé město a každá obec si tak budou moci nezávislým způsobem zkontrolovat, že jimi využívaný produkt již atestaci získal.

Do kdy musí být atestováno?

Tím se přímočaře dostáváme ke třetí otázce, do kdy musí být atestováno? Zopakujme si nejprve, že pravidla o atestaci včetně kompetence pro Ministerstvo vnitra určit atestační středisko nabývají účinnosti až dne 1. února 2022. Do té doby tedy nejen že nemůže být žádný produkt atestován, ale ani nemůže být určen subjekt, který by tuto atestaci prováděl. Následně, v začátku příštího roku, tedy musí být nejprve určeno toto středisko, které bude na objednávku provádět atestace, a to v základní lhůtě 3 měsíců od objednávky, která může být v odůvodněných případech ještě prodloužena. První atestace tedy budou moci být reálně dokončeny někdy v polovině příštího roku, ale může to být samozřejmě i později v závislosti na tom, kdy budou jednak skutečně střediska určena, a jednak, kdy Ministerstvo vnitra stanoví konkrétní postup provádění atestace, k čemuž je také novelizovaným zákonem č. 499/2004 Sb. zmocněno.

Mnohem důležitější pro města a obce než termín, kdy mohou být první systémy atestovány, je termín, do kdy atestovány být musí. Pro tuto kategorii původců novelizovaný zákon č. 499/2004 Sb. stanoví lhůtu do 31. prosince 2024. Jedná se tedy o stejný termín, ke kterému je třeba nejpozději přejít na elektronický způsob vedení spisové služby, pokud jej již město nebo obec nemá nyní zaveden.

Je třeba ještě zmínit, že atestace elektronického systému spisové služby neplatí navždy, ale nejdéle dva roky. Tedy nejméně jednou za dva roky bude muset být atestace obnovena. Případné zkrácení tohoto intervalu nastane tehdy, změní-li se v průběhu platnosti atestu požadavky zákona č. 499/2004 Sb., vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby nebo národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. V takovém případě atest platí nejvýše po dobu 1 roku ode dne nabytí účinnosti této změny požadavků.

Obr. 2. Ukázka nastavení dílčího procesu schvalování konceptů v elektronické spisové službě Munis ERMS
Obr. 2. Ukázka nastavení dílčího procesu schvalování konceptů v elektronické spisové službě Munis ERMS

Proč se vlastně bude atestovat?

Nyní nám zbývá zodpovědět poslední položenou otázku, proč se vlastně bude atestovat? Protože atestace spisových služeb nebyla v prvotním návrhu zákona, ale dostala se tam až v rámci projednávání v Poslanecké sněmovně Parlamentu ČR, není její zavedení zdůvodněno ve standardní důvodové zprávě k zákonu. Myšlenky na atestaci spisových služeb se objevují již od počátku zavedení národního standardu pro elektronické systémy spisové služby jako předpisu, který detailně specifikuje požadavky na tyto systémy a který primárně vycházel z evropského standardu MoReq II. Avšak v diskusích o atestaci se objevovala řada nejasností zpochybňující jejich smysl právě s ohledem na specifické implementace pro jednotlivé původce. Také elektronická spisová služba Munis ERMS obsahuje velké množství nastavení, kterými ji lze přizpůsobit na míru jednotlivým městům a obcím (viz příklady na Obr. 2 a Obr. 3) samozřejmě při zachování základních pravidel daných výše citovanými předpisy.

Lze se domnívat, a je to pouze domněnka, že aktuální způsob, jakým jsou pravidla atestace elektronických systémů spisových služeb nastavena, by mohl sloužit původcům pro snazší orientaci na trhu těchto produktů. Přehled všech atestovaných systémů bude dostupný ve Věstníku Ministerstva vnitra, kde si tak bude možné ověřit, že nabízený systém splňuje požadavky zákona č. 499/2004 Sb., vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby a národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Avšak toto zjednodušení orientace bude pouze částečné, protože už nic neřekne o kvalitách konzultantů asistujících při implementaci těchto produktů, o škálovatelnosti produktu pro různě velké původce a tím různě složité oběhy dokumentů a dalších okolnostech, které mají ale velký vliv na spokojenost uživatelů, která je důležitým předpokladem toho, aby spisová služby byla vedena poctivě a obsahovala kvalitní popisy evidovaných dokumentů, což by právě mělo být tím správným cílem a smyslem vedení spisové služby v elektronické podobě.

Obr. 3. Generátor tiskových sestav v elektronické spisové službě Munis ERMS s ukázkou úpravy podoby podacího razítka dle místních specifik původce
Obr. 3. Generátor tiskových sestav v elektronické spisové službě Munis ERMS s ukázkou úpravy podoby podacího razítka dle místních specifik původce

Další souvislosti

Již jsme uvedli, že nová ustanovení v zákoně č. 499/2004 Sb. týkající se atestací elektronických systémů spisové služby nabyde účinnosti 1. února 2022. Nicméně nyní jsou také připravovány změny v prováděcí vyhlášce o podrobnostech výkonu spisové služby a též v národním standardu pro elektronické systémy spisové služby. Nelze tedy dnes předjímat, zda vámi aktuálně využívaný elektronický systém spisové služby bude splňovat konkrétní pravidla pro atestaci, protože tato ještě nejsou stanovena.

Všem uživatelům elektronické spisové služby Munis ERMS potvrzujeme, že společnost Triada sleduje bedlivě tento vývoj souvisejících předpisů a následně vždy případně průběžně upravuje svůj produkt tak, aby byl s nimi v souladu. To znamená, že jakmile budou schválená, platná a účinná pravidla pro atestaci elektronických systémů spisové služby, podnikneme všechny nezbytné kroky, abychom pro elektronický systém spisové služby Munis ERMS atestaci získali.

Kromě toho chceme také působit na zkvalitnění vlastního vedení spisové služby, i když toto už atestace nezahrnuje. Nabízíme jednak služby tvorby spisového řádu, který je základní směrnicí upřesňující výkon spisové služby u daného původce, a jednak připravujeme celou řadu prezenčních i online školení zaměřených na konkrétní témata, jako např. správná péče o digitální dokumenty a jejich příprava pro uložení ve spisovně, vedení spisů od otevření až po nezbytné uzavření a realizace elektronického skartačního řízení včetně komunikace s novým Národním archivním portálem verze 2.0.