Novinky v elektronické spisové službě Munis ERMS

Poslední HF 3.35.0.8, který bude kumulativně zahrnut také do jarního SB 3.35.1, přináší několik novinek v elektronické spisové službě Munis ERMS v oblasti tvorby konceptů, které mohou přispět k vaší pohodlnější a efektivnější práci.

Oblíbené komponenty

Komponenty konceptů lze vytvářet nejen ze šablon nebo jiných uložených souborů, ale také z komponent přijatých dokumentů, na které se odpovídá, či z jiných dokumentů anebo konceptů, a také z tzv. oblíbených komponent. Celkový přehled těchto možností je na následujícím obrázku:

Obr. 1. Rozšířené možnosti přidávání komponent ke konceptu
Obr. 1. Rozšířené možnosti přidávání komponent ke konceptu

Důležité je, že oblíbené komponenty jako takové jsou vázány na uživatele, aby nebyla porušena přístupová práva ani ochrana osobních údajů. Tedy každý uživatel si oblíbenou komponentu nastavuje pro sebe a má k dispozici následně jen své oblíbené komponenty. Ke každé si lze k tomu poznamenat důvod, proč je oblíbená a kdy by se měla či mohla hodit.

Vložit komponentu mezi oblíbené již od začátku jejich zavedení do spisové služby lze jak z detailu dokumentu, tak z detailu konceptu pomocí kontextového menu na dané komponentě – viz schéma na Obr. 2. Nicméně nyní (po aktualizaci) je možné si ji také připravit zcela nezávisle jako uložený soubor. Lze si tak vytvořit sadu potřebných příloh, které se opakují, nebo budou potřeba v určitý specifický čas. A mezi oblíbenými komponentami je vždy najdete.

Obr. 2. Schéma založení oblíbené komponenty
Obr. 2. Schéma založení oblíbené komponenty

Tvorba konceptů ze šablony

Šablony pro koncepty byly v nové verzi rozšířeny o další skupinu nových polí, která odpovídají různým rozpisům příloh. Tvorba konceptu ze šablony tak může být ještě více komplexní. Počet možných polí, které lze automatizovaně vložit do šablony, tím již překročil stovku. Je tedy jednoznačně z čeho vybírat a šablony připravit vhodně na míru každé situaci a úřednímu postupu, který se tím výrazně zjednoduší.

Ani vlastní nastavení šablon není složité (viz ukázka na Obr. 3). Lze vyjít přímo z vašich stávajících dokumentů a doplnit jen propojovací pole na základě vzorů, které jsou dodávány automaticky v každé instalaci IS Munis. Rozhodně tedy neváhejte a pokud šablony ještě nepoužíváte, je možné kdykoliv začít. Pokud si s nastavením nebudete vědět rady, jsou tu k dispozici naši konzultanti a obchodní zástupci, kteří vám s tím ochotně pomohou.

Obr. 3. Ukázka náhledu na šablonu v nastavení šablon
Obr. 3. Ukázka náhledu na šablonu v nastavení šablon